Privacyverklaring

Bij Opto Crematie bieden wij een waardige en eenvoudige stille crematie aan. Ons doel is om deze dienstverlening zo transparant en respectvol mogelijk uit te voeren.

Om dit te kunnen realiseren, hebben wij bepaalde gegevens van jou nodig. Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die jij ons verstrekt en nemen onze verantwoordelijkheid voor een juiste verwerking en beveiliging hiervan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en met welk doel.

Verzameling van persoonsgegevens
Opto Crematie verzamelt en verwerkt alleen die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een stille crematie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit omvat bijvoorbeeld:
•    Gegevens verstrekt via contactformulieren, e-mails of telefoongesprekken.
•    Gegevens vereist voor het plannen en uitvoeren van de stille crematie.

Verwerking van persoonsgegevens
Opto Crematie verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de wettelijke grondslagen zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De volgende grondslagen zijn van toepassing op onze gegevensverwerking:
1)    Uitvoering van een overeenkomst
Het verwerken van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de stille crematie. Zonder deze gegevens kunnen wij onze dienstverlening niet leveren.
2)    Naleving van wettelijke verplichtingen
Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals vastgelegd in de Wet op de lijkbezorging en andere relevante regelgeving.
3)    Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om onze dienstverlening te verbeteren of om administratieve processen te stroomlijnen. Hierbij zorgen wij ervoor dat jouw privacy rechten altijd gewaarborgd blijven.

Wij vragen jouw toestemming alleen wanneer dit wettelijk vereist is en altijd op een transparante en duidelijke manier.

Gebruik van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken wij om:
•    De gevraagde stille crematie uit te voeren.
•    Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Bewaren van gegevens
Opto Crematie bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke verplichting is om gegevens langer te bewaren. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
1)    Gegevens gerelateerd aan de uitvoering van de crematie
Persoonsgegevens die nodig zijn voor de stille crematie worden bewaard tot 10 jaar na de uitvoering van de dienst. Dit termijn is gebaseerd op de wettelijke bewaarplicht volgens de Wet op de lijkbezorging en administratieve verplichtingen.
2)    Gegevens voor facturatie en financiële administratie
Financiële gegevens, zoals facturen en betaalgegevens, worden bewaard tot 7 jaar na de     facturatiedatum, conform de wettelijke eisen vanuit de Belastingwetgeving.
3)    Correspondentie en andere communicatie
E-mails en andere communicatie gerelateerd aan onze dienstverlening worden bewaard tot 2 jaar na afronding van de crematie, tenzij deze gegevens nodig zijn voor juridische doeleinden of klantondersteuning.
4)    Cookies en websitegegevens
Cookies worden bewaard voor de duur zoals gespecificeerd in ons cookiebeleid, afhankelijk van het type cookie (sessiecookies of permanente cookies).
Na afloop van de bewaartermijnen worden persoonsgegevens op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd, zodat deze niet langer naar jou herleidbaar zijn.

Verstrekking aan derden
Opto Crematie deelt jouw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens altijd zorgvuldig en beveiligd worden behandeld.
1)    Partijen die direct betrokken zijn bij de stille crematie
Wij delen uw gegevens alleen met betrouwbare partners die betrokken zijn bij de stille crematie, zoals: rouwvervoerbedrijven voor het ophalen en vervoeren van de overledene en crematoria waar de crematie wordt uitgevoerd.
2)    Externe dienstverleners
Voor bepaalde ondersteunende diensten, zoals IT-beheer of administratieve verwerking, werken wij samen met externe partijen. Deze partijen handelen altijd volgens onze instructies en conform strikte verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG.
3)    Wettelijke verplichtingen
Wij kunnen jouw gegevens delen met overheidsinstanties of andere bevoegde instanties indien dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld in het kader van de Wet op de lijkbezorging.
4)    Geen commerciële doeleinden
Opto Crematie verkoopt of verstrekt jouw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Opto Crematie slaat jouw gegevens bij voorkeur op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

Cookies en websitegebruik
Onze website maakt gebruik van minimale cookies, uitsluitend om de functionaliteit te ondersteunen. Bij jouw eerste bezoek informeren wij jou hierover. Je kan toestemming geven of aanpassen via de cookie-instellingen op onze website. Je kan ook cookies beheren of blokkeren via de instellingen van jouw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies invloed kan hebben op de functionaliteit van onze website.

Cookies van derden
Sommige cookies op onze website worden geplaatst door externe partijen, zoals Google Analytics, voor het bijhouden van statistieken of door sociale mediaplatforms voor integratie. Voor meer informatie over deze cookies verwijzen wij je naar de privacyverklaring van deze externe partijen.

Beveiliging
Bij Opto Crematie nemen wij de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer serieus. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Wij nemen de volgende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen:
•    Technische beveiliging: Gegevens worden opgeslagen in beveiligde systemen die worden beschermd met encryptie en wachtwoorden om onbevoegde toegang te voorkomen. Daarnaast maken wij gebruik van versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor de veilige overdracht van gegevens via het internet.
•    Toegangscontrole: Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot diegenen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
•    Back-Ups: Regelmatig worden er back-ups gemaakt van gegevens om verlies van de gegevens te voorkomen. Deze back-ups worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers van Opto Crematie.
•    Beveiliging van externe partijen
Voor de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals dienstverleners, sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Deze overeenkomsten verplichten de derden om de gegevens op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken in overeenstemming met de geldende wetgeving.
•    Risicoanalyse en monitoring
Wij voeren regelmatig risicobeoordelingen en audits uit om de effectiviteit van onze beveiligingsmaatregelen te waarborgen. Indien nodig worden maatregelen aangepast om te voldoen aan de nieuwste beveiligingsnormen.
•    Beveiliging bij incidenten
In het geval van een datalek zullen wij de nodige maatregelen nemen om de gevolgen te beperken en, indien nodig, de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen informeren, zoals vereist door de AVG.

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens op de veiligst mogelijke manier te beschermen en nemen de nodige stappen om onze systemen en processen continu te verbeteren.

Inzage en wijzigen van uw gegevens
In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Denk hierbij o.a. aan het wijzigen van uw gegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Houd er rekening mee dat we mogelijk extra informatie van u nodig hebben om uw identiteit te verifiëren voordat we kunnen voldoen aan uw verzoek.

Klachten over gegevensverwerking
Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, helpen wij u graag verder. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Contactgegevens
Opto Crematie
Postbus 3 | 4400 AA Culemborg
T: 0345 – 782565
E: info@optocrematie.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele aanpassingen.

Laatst bijgewerkt: 27 november 2024